Vergaderen

Als ondernemer woon je regelmatig vergaderingen bij of je bent zelf de organisator van vergaderingen. Vergaderen betekent een enorme ‘tijd- en energieslurper’. De vraag is: wordt er voldoende efficiënt omgegaan met de tijd van de deelnemers? Bij een vergadering komt nogal wat kijken. Een goede voorbereiding is belangrijk, te beginnen met een tijdige aankondiging, een agenda met per agendapunt vermelding van het doel – beschikbare tijd – relevante bijlagen. Daarnaast het regelen van een prettige locatie, goede audiovisuele apparatuur en tot slot een notulist voor een adequate verslaglegging.

In de drukte van alledag wordt hier binnen een onderneming nog wel eens ‘hap-snap’ mee omgegaan. Daardoor gaat kostbare tijd verloren en leveren de vergaderingen niet het beoogde resultaat.  Heeft u er al eens aan gedacht om deze taken uit te besteden aan een professional met jarenlange ervaring op het gebied van organiseren van vergaderingen?

Naast papierloos vergaderen zijn er nog andere stappen die je kunt nemen om vergaderingen lean te laten verlopen. De volgende tips helpen je verder:

 

 

Start stipt

Het lijkt een open deur: start en eindig de vergadering altijd op het afgesproken tijdstip. Zijn er laatkomers? Praat ze dan niet bij tijdens de meeting, dit houdt het proces alleen maar op. Pas deze tip toe door per agendapunt aan te geven hoeveel tijd eraan besteed mag worden en door wie.

Less is more!

Kijk kritisch naar wie je uitnodigt voor een meeting. Less is vaak more. Betrek alleen medewerkers bij de meeting die daadwerkelijk nodig zijn voor de besluitvorming. Niet iedereen hoeft per se de hele meeting aanwezig te zijn. Sta toe dat deelnemers de vergadering verlaten als het onderwerp voor hen niet relevant is.

Partnerruil

Wissel de voorzittersrol per vergadering. Elke voorzitter heeft zijn eigen visie en manier van werken. Als de voorzittersrol wisselt, heeft niet alleen de gebruikelijke leider van de meeting invloed op het proces en de besluitvorming. Ook kun je voor specifieke vergaderpunten de voorzittersrol afwisselen.

Sta op

Het is al lang geen hype meer. Staand vergaderen wordt steeds populairder. Geen wonder want als we de wetenschap mogen geloven gaat een vergadering zonder stoelen wel 34% sneller – en leef je ook nog eens minstens 10% langer omdat staan gezonder is.

Vergadering of e-mail?

Een veelvoorkomende klacht is dat we vergaderingen nutteloos vinden. Na uren met z’n allen in een ruimte te hebben gezeten, vraag je je na afloop af: had het ook niet anders gekund? Dat is een goede vraag, maar wel eentje die vooraf gesteld had moeten worden. Vaak wordt een vergadering misbruikt om bij te praten of om alleen maar info uit te wisselen. Socializen doe je in de pauzes en informatie kan net zo makkelijk in een e-mail worden gedeeld.

Wij regelen namelijk:

– Opstellen en communiceren vergaderplanning
– Zorgen voor adequate vergaderlocatie / vergaderruimte
– Zorgen voor goede audiovisuele apparatuur en geluidsversterking
– Opstellen agenda per vergadering i.o.m. de voorzitter
– Zorgdragen voor bijlagen bij agendapunten
– Uitnodigen deelnemers
– Notuleren vergadering
– Opstellen verslag
– Opstellen actielijst
– Opstellen besluitenlijst
– Toezien op follow-up actiepunten / besluiten